Konsep-konstitusie vir ‘n Plaaslike Getuienisforum
KONSTITUSIE
VAN DIE GETUIENISFORUM VAN MAMELODI-LUSAKA
1 NAAM
Getuienisforum van Mamelodi-Lusaka. (hierna genoem “die Forum”)
2 DOEL
Om vanuit ‘n gemeenskaplike roepingsbesef en ‘n gedeelde koninkryksvisie, wat voortspruit uit ons geloof in die Drie-Enige God, intergemeentelike samewerking en gesamentlike uitreik- en getuienisaksies deur die deelnemende gemeentes van die NG Kerk Familie te bevorder en te koördineer, gerig op die area wat binne die grense van die VGKSA-gemeente Mamelodi-Phahameng val, met spesifieke verwysing na die woongebiede bekend as Stanza Bopape, Mahube Valley en die informele woongebiede gebied bekend as “Lusaka” en “Phomolong”.
2.1 NEWE-DOELSTELLINGS
- Om goeie verhoudings te bou tussen die betrokke gemeentes en lidmate van die NG Kerk Familie ten einde die Bybelse roeping op die plaaslike vlak te vervul om die eenheid van die liggaam van Christus te bewaar en te bevorder;
- Om deur middel van intergemeentelike hulpverlening die bediening van die VGKSA-gemeente Mamelodi-Phahameng finansieel te ondersteun;
- Om die goeie nuus oor God se liefde vir sondaars en oor Jesus Christus as Verlosser deur middel van evangelisasie-aksies na die gemeenskap uit te dra en mense in te bring in die gemeenskap van die gelowiges;
- Om waar van toepassing en daaroor ooreengekom is, nuwe gemeentestigting te bevorder en te ondersteun;
- Om deur middel van Christelike liefdesdiens waar moontlik die nood te verlig wat voortspruit uit armoede en werkloosheid, gesinsverval, MIV-Vigs en die verwaarlosing van kinders, en ‘n bemagtigende bydrae in die gemeenskap te lewer om die omstandighede wat daartoe aanleiding gee te help verander;
- Om deur middel van gemeenskapsinisiatiewe mee te werk aan die bevordering van morele herstel, die vestiging en versterking van morele waardes wat ooreenstem met die Christelike etiek en -lewenstyl, en die versterking van huwelike en gesinne.
3 SAMESTELLING/LIDMAATSKAP
Die Forum is ‘n vrywillige kerklike vennootskapstruktuur en word saamgestel uit verteenwoordigers van die volgende stigtergemeentes wat die meegaande memorandum van ooreenkoms (aangeheg as bylae A) onderteken het:
3.1 Vier verteenwoordigers (met sekundi) van die VGKSA-gemeente Mamelodi-Phahameng;
3.2 Indien ‘n nuwe VGKSA-gemeente in die betrokke gebied afgestig word of tot stand kom, of enige ander gemeente van die VGKSA sou besluit om aansoek om lidmaatskap te doen, word bogenoemde verteenwoordiging tussen die betrokke VGKSA-gemeentes verdeel;
3.3 Een verteenwoordiger elk (met sekundus) van die NG Gemeentes Pretoria-Faerie Glen, Pretoria-Garsfontein, Lux Mundi, en Valleisig;
3.4 Kundige persone tot ‘n maksimum van drie persone kan adviserend gekoöpteer word
4 VOORWAARDE TOT LIDMAATSKAP
Enige gemeente van die NG Kerk Familie (Nederduitse Gereformeerde Kerk (NG Kerk), Verenigende Gereformeerde Kerk in SA (VGKSA), Nederduitse Gereformeerde Kerk in Afrika (NGKA), Reformed Church in Africa (RCA) wat saam met die stigterslede by gesamentlike getuieniswerk in die aangeduide gebied betrokke wil raak, kan aansoek doen om lidmaatskap van die Forum.
Nuwe lede wat tot die Forum toetree moet die doelstellings, belydenisgrondslag en waardes van die Forum onderskryf en die meegaande memorandum van ooreenkoms onderteken.
5. BELYDENISGRONDSLAG EN WAARDES
Die drie algemene of ekumeniese belydenisse en die gereformeerde belydenisskrifte wat deur die NG Kerk Familie-kerke gedeel word, bekend as die drie formuliere van enigheid, vorm die gemeenskaplike belydenisgrondslag.
- In die geval van die VGKSA vorm ook die Belydenis van Belhar deel van die gemeentes se belydenisgrondslag en dien dit as uitgangspunt van gesamentlike getuieniswerk en van deelname aan die Forum.
- In die geval van NG gemeentes vorm die algemene sendingreglement, die roepingsverklaring van die NG Kerk en die breë beginsels van die Belhar-belydenis, nl eenheid, versoening en geregtigheid, die uitgangspunt van gesamentlike getuieniswerk en van deelname aan die Forum.
- Aangesien versoening ‘n kernwaarde van die Forum is, word die grondhouding van alle deelnemers gekenmerk deur wedersydse respek en die erkenning van mekaar se menswaardigheid, gepaardgaande met die aanvaarding van mekaar as gelyke vennote en as broers en susters in die Here, wat tot hartlike samewerking lei.
- In besluitnemingsprosesse word daar gestrewe na die grootste mate van eenstemmigheid en konsensus.
- Met betrekking tot finansiële bestuur word die beginsels van eerlikheid, integriteit, deursigtigheid en aanspreeklikheid gehandhaaf.
- Gereelde kommunikasie met die deelnemende gemeentes word as ‘n hoë prioriteit beskou met die oog op die bevordering van gesamentlike eienaarskap.
5 STATUTêRE REGISTRASIE EN BEVOEGDHEID
5.1 Die Forum is ’n regspersoon en is geregistreer as ’n organisasie sonder winsoogmerk ingevolge die Wet op Organisasies sonder Winsoogmerk (Wet 71 van 1997 soos gewysig) en het ’n identiteit los van sy lede of ampsdraers.
5.2 Die lede se aanspreeklikheid ten opsigte van die Forum is beperk tot elkeen se bydrae tot die begroting waartoe volgens punt 7.1 hieronder ooreengekom is.
5.3 Die Forum se handelingsbevoegdheid is beperk tot die handelinge wat nodig is om die doelstellings te verwesentlik wat in hierdie konstitusie (soos van tyd tot tyd gewysig) omskryf is en alle bestuursplanne, huishoudelike reëls en ander beleidsdokumente moet hiermee resoneer.
5.4 Die Forum verantwoord homself deur jaarliks verslag te lewer aan die deelnemende gemeentes en aan die Staat volgens toepaslike statutêre bepalings.
6 VERGADERINGS
6.1 ‘n Algemene jaarvergadering van die Forum word so gou as moontlik na die sluiting van die finansiële jaar gehou.
By die jaarvergadering word:
6.1.1 ‘n voorsitter, ondervoorsitter, sekretaris en een addisionele lid gekies, wat die bestuurskomitee vorm. Albei kerkverbande moet so ver moontlik eweredig in die bestuurskomitee verteenwoordig wees. Afwisseling en kontinuïteit moet by die verkiesing in aanmerking geneem word;
6.1.2 die jaarverslag en geouditeerde state goedgekeur;
6.1.3 aksies beplan om die Forum se doelwitte te bereik;
6.1.4 die Forum se jaarlikse begroting goedgekeur;
6.1.5 die ouditeure aangestel.
6.2 Minstens een bykomende Forumvergadering word jaarliks gehou.
6.3 Skriftelike kennisgewing van ’n gewone vergadering en jaarvergadering moet al die lede minstens veertien (14) dae voor die vergadering bereik.
6.5 Op ’n gewone vergadering mag alleen daardie sake behandel word wat op die sakelys voorkom asook sake wat spoedeisend van aard is.
6.6 Van lede word verwag om vergaderings van die Forum by te woon en daaraan deel te neem. Indien ’n lid of sekundus ‘n vergadering nie kan bywoon nie, moet die sekretaris vooraf in kennis gestel word.
6.7 Die bestuurskomitee vergader soos nodig en behandel alle sake wat vir die dag tot dag bedryf van die Forum nodig is.
Buiten hierdie algemene opdrag moet die bestuurskomitee:
6.7.1 ‘n bevredigende reëling tref vir ‘n persoon of instansie wat die rekeningkundige funksies van die Forum hanteer (vgl 7.7 hieronder);
6.7.2 gereelde verslae insake die finansiële posisie van die Forum ontvang en beoordeel;
6.7.3 ‘n begroting vir die Forum opstel en toesien dat dit uitgevoer word.
6.8 ’n Buitengewone vergadering kan deur die bestuurskomitee belê word. Op ’n buitengewone vergadering mag alleen daardie sake behandel word waarvoor die vergadering byeen geroep is.
6.9 ‘n Volstrekte meerderheid (helfte van die deelnemers plus een persoon) is die kworum vir alle vergaderings.
6.10 In vergaderings word verkieslik per konsensus oor sake besluit. Indien algemene konsensus nie bereik kan word nie, kan die voorsittter reël dat daar oor die saak by wyse van handopsteek of geslote stemwyse gestem word. Een meer as die helfte van die lede wat teenwoordig is moet vir ‘n saak stem voordat dit die besluit van die vergadering kan word. Die voorsitter het by staking van stemme nie ‘n beslissende stem nie. By staking van stemme het die saak na die bestuurskomitee verwys om tydens die vergadering ‘n nuwe voorstel te formuleer. Indien die stemme weer staak, word die saak na ‘n volgende vergadering verwys vir besluitneming op grond van ‘n verslag met aanbevelings soos deur die bestuurskomitee voorberei.
6.11 Alle vergaderings word behoorlik genotuleer en notules word by die eersvolgende vergadering goedgekeur en dan bewaar vir latere verwysing.
7 BEFONDSING
7.1 Die finansiële jaar van die Forum verstryk op 31 Maart van elke jaar.
7.2 Die Forum word hoofsaaklik befonds deur bydraes wat deur die deelnemende gemeentes tot die begroting gemaak word, maar hy ontvang ook ander fondse wat hom toeval.
7.2.1 Die bestuurskomitee lê jaarliks minstens drie maande voor die sluiting van die boekjaar ‘n begroting vir die nuwe jaar aan die deelnemende gemeentes voor.
7.2.2 ‘n Gemeente word nie deur sy voorgestelde bydrae tot die nuwe begroting gebind voordat die gemeente self of sy gemagtigde kommissie of bediening dit goedgekeur het nie.
7.2.3 Indien ’n gemeente beoog om sy bydrae te verminder, moet hy die Forum minstens twaalf maande voor die sluiting van die boekjaar daarvan in kennis stel.
7.3 Die Forum beheer en verantwoord fondse wat hom toeval volgens algemene aanvaarde rekeningkundige praktyk.
7.4 Die Forum is verplig om enige eiendom of inkomste uitsluitlik aan te wend ter bevordering van sy oogmerke en doelstellings en is verbied om enige gedeelte daarvan regstreeks of onregstreeks op enige wyse hoegenaamd oor te dra ten einde iemand te baat, behalwe by wyse van betaling ter goedertrou van redelike besoldiging aan ’n amptenaar of werknemer van die Forum vir enige dienste werklik aan die Forum gelewer, of aan ’n leweransier vir dienste of goedere gelewer.
7.5 Die Forum mag alle finansiële bates wat die Forum toeval en bekom, belê of daarmee handel en depositorekeninge open en bedryf, slegs by geregistreerde finansiële instellings soos omskryf in Artikel (1) van die Wet op Finansiële Instellings van 1984.
7.6 Die Forum mag slegs opgehoopte fondse hou in soverre as wat dit redelikerwys nodig is vir effektiewe finansiële bestuur.
7.7 Lede of ampsdraers het geen regte in die eiendom en ander bates van die Forum bloot uit hoofde van die feit dat hulle lede of ampsdraers is nie.
7.7 Die Forum kan sy finansiële administrasie na ’n ander instansie uitkontrakteer.
8 KONSTITUSIEWYSIGINGS
8.1 Die konstitusie kan gewysig word deur ’n gewone of buitengewone ledevergadering van die Forum deur ’n tweederde meerderheid van teenwoordige lede. Al die deelnemende gemeentes, asook die betrokke statutêre instansies, moet egter tot die wysiging(s) instem voordat dit van krag word. (Sien punt 3.1 hierbo)
8.2 Lede moet minstens een maand voor die vergadering waarop die wysigings behandel word skriftelik kennis kry van die beoogde wysigings.
8.3 Konstitusiewysigings wat genoodsaak word deur deur statutêre vereistes, kan deur die bestuurskomitee aangebring word, met verslag aaan die Forum.
9. BEëINDIGING VAN LIDMAATSKAP
’n Gemeente kan onttrek uit die Forum slegs wanneer voortgang van die werksaamhede tot bevrediging van die Forum kan voortgaan, met vooraf kennisgewing van twaalf maande.
10 ONTBINDING
10.1 Die Forum word ontbind by wyse van ’n besluit op ’n behoorlik gekonstitueerde ledevergadering. Dieselfde reëls wat by konstitusiewysigings geld, is van toepassing.
10.2 By ontbinding word die bates van die Forum onder sy lede verdeel in verhouding tot hulle insette tot die Forum, wat dit dan moet aanwend vir die uitsluitlike doel om aksies soortgelyk aan die Forum se doel te finansier.
10.3 Indien die ontbinding van die Forum vasval omdat twee pogings om ’n vergadering vir die doel te konstitueer misluk het, kan die Forum ontbind word deur lede wat opdaag by ’n vergadering waarvan alle lede twee weke vooraf per geregistreerde pos in kennis gestel is. In so ’n geval wys die teenwoordige lede ’n onafhanklike kurator aan wat die verdeling van die bates behartig en aan die deelnemende gemeentes en die betrokke staatsinstellings verslag doen.
