Konstitusie van Sinodale Getuienisforum
KONSTITUSIE
VAN DIE SINODALE GETUIENISFORUM
1 NAAM
Sinodale Getuienisforum van die Nederduitse Gereformeerde Kerk, Sinode Noord-Transvaal, die Nederduitse Gereformeerde Kerk, Sinode Oos-Transvaal en die Verenigende Gereformeerde Kerk in SA, Sinode Noord-Transvaal – verkorte naam Sinodale Getuienisforum – hierna genoem “die Forum”. Die amptelike afkorting vir die Forum is SGF.
2 DOEL
Om vanuit ‘n gemeenskaplike koninkryksvisie wat op ‘n gemeenskaplike geloof in die Drie-Enige God gebou is, uitreikaksies deur middel van gesamentlike getuienisforums tussen gemeentes op plaaslike- en streeksvlak te bevorder.
3 SAMESTELLING
3.1 Die Forum word saamgestel uit verteenwoordigers van sinodes:
3.1.1 drie verteenwoordigers (met sekundi) aangewys deur die Sinode van Noord-Transvaal van die Nederduitse Gereformeerde Kerk
3.1.2 drie verteenwoordigers (met sekundi) aangewys deur die Sinode van Oos-Transvaal van die Nederduitse Gereformeerde Kerk
3.1.3 ses verteenwoordigers (met sekundi) aangewys deur die Sinode van Noord-Transvaal van die Verenigende Gereformeerde Kerk in Suider-Afrika.
3.2 Kundige persone kan adviserend gekoöpteer word.
4 VOORWAARDE TOT LIDMAATSKAP
‘n Sinode se aansoek om lidmaatskap kan slegs oorweeg word indien hy die beleidsdokument “Waardes en Riglyne vir Gesamentlike Getuienisforums” onderskryf, en die “Memorandum van Verstandhouding vir die vestiging van die Sinodale Getuienisforum” onderteken.
5 STATUTêRE REGISTRASIE EN BEVOEGDHEID
5.1 Die Forum is ‘n regspersoon en is geregistreer as ‘n organisasie sonder winsoogmerk ingevolge die Wet op Organisasies sonder Winsoogmerk (Wet 71 van 1997 soos gewysig) en het ‘n identiteit los van sy lede of ampsdraers.
5.2 Die sinodes se aanspreeklikheid ten opsigte van die Forum is beperk tot elkeen se bydrae tot die begroting waartoe volgens punt 7.1 hieronder ooreengekom is.
5.3 Die Forum se handelingsbevoegdheid is beperk tot die handelinge wat nodig is om die doelstellings te verwesentlik wat in hierdie konstitusie (soos van tyd tot tyd gewysig) omskryf is en alle bestuursplanne, huishoudelike reëls en ander beleidsdokumente moet hiermee resoneer.
5.4 Die Forum verantwoord homself deur jaarliks verslag te lewer aan die deelnemende sinodes en aan die Staat volgens toepaslike statutêre bepalings.
6 VERGADERINGS
6.1 ‘n Algemene jaarvergadering van die Forum word so gou as moontlik na die sluiting van die finansiële jaar gehou.
By die jaarvergadering word:
6.1.1 ‘n voorsitter, ondervoorsitter, sekretaris en een addisionele lid gekies wat die bestuurskomitee vorm. Al drie sinodes moet in die bestuurskomitee verteenwoordig wees. Afwisseling en kontinuïteit moet by die verkiesing in aanmerking geneem word;
6.1.2 die jaarverslag en geouditeerde state goedgekeur;
6.1.3 aksies beplan om die Forum se doelwitte te bereik;
6.1.4 die Forum se jaarlikse begroting goedgekeur;
6.1.5 die ouditeure aangestel.
6.2 Minstens een bykomende Forumvergadering word jaarliks gehou.
6.3 Skriftelike kennisgewing van ‘n gewone vergadering en jaarvergadering moet al die lede minstens veertien (14) dae voor die vergadering bereik.
6.4 Op ‘n gewone vergadering mag alleen daardie sake behandel word wat op die sakelys voorkom asook sake wat spoedeisend van aard is.
6.5 Van lede word verwag om vergaderings van die Forum by te woon en daaraan deel te neem. Indien ‘n lid of sekundus ‘n vergadering nie kan bywoon nie, moet die sekretaris vooraf in kennis gestel word.
6.6 Die bestuurskomitee vergader soos nodig en behandel alle sake wat vir die dag tot dag bedryf van die Forum nodig is.
Buiten hierdie algemene opdrag moet die bestuurskomitee:
6.7.1 ‘n bevredigende reëling tref vir ‘n persoon of instansie wat die rekeningkundige funksies van die Forum hanteer (vgl 7.7 hieronder);
6.7.2 gereelde verslae insake die finansiële posisie van die Forum ontvang en beoordeel;
6.7.3 ‘n begroting vir die Forum opstel en toesien dat dit uitgevoer word.
6.8 ‘n Buitengewone vergadering kan deur die bestuurskomitee belê word. Op ‘n buitengewone vergadering mag alleen daardie sake behandel word waarvoor die vergadering byeen geroep is.
6.9 ‘n Volstrekte meerderheid (helfte van die deelnemers plus een persoon) is die kworum vir alle vergaderings.
6.10 In vergaderings word verkieslik per konsensus oor sake besluit. Indien algemene konsensus nie bereik kan word nie, kan die voorsittter reël dat daar oor die saak by wyse van handopsteek of geslote stemwyse gestem word. Een meer as die helfte van die lede wat teenwoordig is moet vir ‘n saak stem voordat dit die besluit van die vergadering kan word. Die voorsitter het by staking van stemme nie ‘n beslissende stem nie.
6.11 Alle vergaderings word behoorlik genotuleer en notules word by die eersvolgende vergadering goedgekeur en dan bewaar vir latere verwysing.
7 BEFONDSING
7.1 Die finansiële jaar van die Forum verstryk op 31 Maart van elke jaar.
7.2 Die Forum word hoofsaaklik befonds deur bydraes wat deur die sinodes tot die begroting gemaak word, maar hy ontvang ook ander fondse wat hom toeval.
7.2.1 Die bestuurskomitee lê jaarliks minstens drie maande voor die sluiting van die boekjaar ‘n begroting vir die nuwe jaar aan die sinodes voor.
7.2.2 ‘n Sinode word nie deur sy voorgestelde bydrae tot die nuwe begroting gebind voordat die sinode self of sy gemagtigde agent/kommissie dit goedgekeur het nie.
7.2.3 Indien ‘n sinode beoog om sy bydrae te verminder, moet hy die Forum minstens twaalf maande voor die sluiting van die boekjaar daarvan in kennis stel.
7.3 Die Forum beheer en verantwoord fondse wat hom toeval volgens algemene aanvaarde rekeningkundige praktyk.
7.4 Die Forum is verplig om enige eiendom of inkomste uitsluitlik aan te wend ter bevordering van sy oogmerke en doelstellings en is verbied om enige gedeelte daarvan regstreeks of onregstreeks op enige wyse hoegenaamd oor te dra ten einde iemand te baat, behalwe by wyse van betaling ter goedertrou van redelike besoldiging aan ‘n amptenaar of werknemer van die Forum vir enige dienste werklik aan die Forum gelewer, of aan ‘n leweransier vir dienste of goedere gelewer.
7.5 Die Forum mag alle finansiële bates wat die Forum toeval en bekom, belê of daarmee handel en depositorekeninge open en bedryf, slegs by geregistreerde finansiële instellings soos omskryf in Artikel (1) van die Wet op Finansiële Instellings van 1984. 7.6 Die Forum mag slegs opgehoopte fondse hou in soverre as wat dit redelikerwys nodig is vir effektiewe finansiële bestuur.
7.7 Lede of ampsdraers het geen regte in die eiendom en ander bates van die Forum bloot uit hoofde van die feit dat hulle lede of ampsdraers is nie.
7.8 Die Forum kan sy finansiële administrasie na ‘n ander instansie uitkontrakteer.
8 KONSTITUSIEWYSIGINGS
8.1 Die konstitusie kan gewysig word deur ‘n gewone of buitengewone ledevergadering van die Forum deur ‘n tweederde meerderheid van teenwoordige lede. Al die deelnemende sinodes moet egter tot die wysiging(s) instem voordat dit van krag word. (Sien punt 3.1 hierbo)
8.2 Lede moet minstens een maand voor die vergadering waarop die wysigings behandel word skriftelik kennis kry van die beoogde wysigings.
8.3 Konstitusiewysigings wat genoodsaak word deur deur statutêre vereistes, kan deur die bestuurskomitee aangebring word, met verslag aaan die Forum.
9. BEëINDIGING VAN LIDMAATSKAP
‘n Sinode kan onttrek uit die Forum slegs wanneer voortgang van die werksaamhede en waarborg vir die funksionaris se vergoeding tot bevrediging van die drie sinodes kan voortgaan, met vooraf kennisgewing van twaalf maande.
10 ONTBINDING
10.1 Die Forum word ontbind by wyse van ‘n besluit op ‘n behoorlik gekonstitueerde ledevergadering. Dieselfde reëls wat by konstitusiewysigings geld, is van toepassing.
10.2 By ontbinding word die bates van die Forum onder sy lede verdeel in verhouding tot hulle insette tot die Forum, wat dit dan moet aanwend vir die uitsluitlike doel om aksies soortgelyk aan die Forum se doel te finansier.
10.3 Indien die ontbinding van die Forum vasval omdat twee pogings om ‘n vergadering vir die doel te konstitueer misluk het, kan die Forum ontbind word deur lede wat opdaag by ‘n vergadering waarvan alle lede twee weke vooraf per geregistreerde pos in kennis gestel is. In so ‘n geval wys die teenwoordige lede ‘n onafhanklike kurator aan wat die verdeling van die bates behartig – en aan die deelnemende sinodes en die betrokke staatsinstellings verslag doen.
