Riglyne vir die vorming van plaaslike forums

RIGLYNE EN STAPPE VIR DIE VORMING VAN ‘N PLAASLIKE GETUIENISFORUM

1. Informele sosiale kontak word gemaak tussen die leraars en/of leiers van die twee gemeentes.* Oor en weer besoeke word gebruik om opregte belangstelling te kommunikeer en vertroue te bou.

2. ‘n Besluit word by een of albei kerkrade geneem om voelers uit te steek na die ander mdo op moontlike samewerking.

3. Informele en/of verkennende gesprekke tussen ‘n klein kerngroep uit elke kerkraad rondom die moontlikheid om saam te werk en die wenslikheid om ‘n formele struktuur daarvoor te stig.

4. Terugvoer na elke kerkraad oor die afloop van die verkennende gesprek en oor die algemene gevoel oor samewerking.

5. ‘n Besluit by albei kerkrade om ‘n gesamentlike groei-ervaring te hou waar daar openhartig gepraat word oor persepsies en vooroordele, misverstande van die verlede sowel as bedekte pyn en wonde, moontlike struikelblokke in die weg van samewerking, die voordele van gesamentlike getuienisaksie, ens.

6. Bogenoemde groei-ervaring word in die vorm van ‘n werkswinkel onder leiding van twee kundige persone (een swart en een wit) gehou, wat dit interaktief oor interkulturele kommunikasie aanbied. (vgl die boekie van dr Ockie Erasmus, “Kom ons leer mekaar ken”). Die funksionaris en dr Maluleke kan oor die fasiltering van so ‘n werkswinkel genader word. By hierdie geleentheid kan ooreengekom word oor die uitgangspunte en waardes wat vir goeie samewerking sal geld.

7. Na afloop van bogenoemde werkswinkel word weereens aan albei kerkrade terugrapporteer en ‘n besluit word geneem om ‘n volgende gesamentlike byeenkoms te hou waar daar saam besin word oor die geestelike en fisiese nood van die samelewing en die uitdagings wat dit aan ons Christelike woord- en daadgetuienis stel. Albei kerkrade berei hulle voor deur vooraf huiswerk te doen en na te dink oor ons roeping in die gemeenskap, en voorstelle te formuleer wat in die gesamentlike gesprek verder bespreek kan word.

8. By so ‘n gesamentlike visioeneringsbyeenkoms word ‘n gemeenskaplike visie en die hooflyne van ‘n strategie ontwikkel om die uitdagings vir gesamentlike getuienisaksie aan te spreek. Aandag word gegee aan die memorandum van ooreenkoms en ‘n konsep-konstitusie vir ‘n plaaslike forum. (konsepte beskikbaar by die SGF) Laasgenoemde dokumente kan ook vooraf deur ‘n werkgroep gereedgemaak en aangepas word vir plaaslike behoeftes. Daar word gefokus op aksies en bedieninge wat deur lidmate van die twee gemeentes gesamentlik gedoen kan word en daar word op ‘n naam vir die Getuienisforum besluit.

9. Indien finansiële hulpverlening vir die VGK-gemeente noodsaaklik is en daaroor ooreengekom word, word die aard daarvan en die voorwaardes waarop dit geskied, bespreek. Die behoeftes van die ontvanger sowel as die vermoë van die skenker(s) word in aanmerking geneem. Gereelde jaarlikse gesprek oor die mate waarin die VGK-gemeente meer verantwoordelikheid kan aanvaar, vind plaas, eerder as ‘n meganiese formule of ‘n glyskaal. Daar moet egter gewaak word daarteen dat die gesprekke oor finansies die samewerking oorheers. Die klem moet eerder op bediening val, sonder om die ander te verwaarloos.

10. Beide kerkrade onderteken die memorandum van ooreenkoms en die konstitusie word goedgekeur.** Die verteenwoordigers van elke kerkraaad op die Forum word aangewys. Indien begrotings ter sprake is, word dit ook goedgekeur.

11. Die getuienisforum, saamgestel uit verteenwoordigers van die twee kerkrade begin funksioneer volgens die konstitusie. ‘n Bestuurskomitee word verkies en komitees of werkgroepe kan gevorm word om aan spesifieke sake aandag te gee, navorsing te doen, ens., soos die behoefte bestaan.

12. Indien fondse hanteer word, word ooreengekom of ‘n eie bankrekening geopen word, en of fondse deur een of albei van die deelnemende kerkrade se boeke gaan. Indien enige fondse in ‘n eie bankrekening hanteer word, moet daar by die Dept. Maatskaplike Ontwikkeling aansoek gedoen word vir registrasie as OSW (Eng “NPO”) asook by die Ontvanger van Inkomste om vrystelling van belasting.

13. Indien daar beoog word om personeel aan te stel, word oorweging daaraan gegee of die Forum as werkgewer sal optree, en of een van die kerkrade in ooreenkoms met die Forum hierdie funksie sal verrig. Indien eersgenoemde opsie verkies word, moet registrasie as werkgewer by die Ontvanger van Inkomste plaasvind. Daar moet ook vir werkloosheidsversekering en by die Vergoedingskommisaris (tevore Ongevallekommissaris) geregistreer word. Die aanstelling van personeel moet met omsigtigheid hanteer word, en behoorlike dienskontrakte moet aangegaan word. Die vraag behoort eers beantwoord te word of die personeel van die VGK-gemeente behoorlik bemagtig is en billik vergoed word, voordat ander opsies oorweeg word. Arbeidsregtelike oorwegings pleit moontlik daarvoor dat ‘n kerkraad liewer vir sy eie werkers verantwoordelikheid aanvaar, aangesien dit minder komplikasies inhou. In elk geval moet daar ooreengekom word oor die finansiële bydraes wat nodig is vir personeel, en oor die vraag hoe die nodige fondse gevind moet word.

14. Gesamentlike aanbiddingsgeleenthede soos eredienste, nagmaalsgeleenthede, koorfeeste, en bv Pinksterfees kan by geleentheid gehou word, waardeur simbole en rituele geskep word om te ervaar dat ons mekaar nodig het, en mekaar geestelik versterk en verryk. Gesamentlike toerustingsgeleenthede en “events” vir die jeug en die vroue kan ook baie bydra tot die sukses van die vennootskap.

15. ‘n Vaste verbintenis om op die pad van samewerking en vennootskap met volharding te loop, ten spyte van terugslae en teleurstellings, is nodig. Ervaring het geleer dat samewerking nooit vanself kom nie. Dit vereis tyd en harde werk om verhoudinge te bou en by ‘n sinvolle gesamentlike getuienisaksie uit te kom. Indien hierdie verbintenis ontbreek, sal die saak nie slaag nie. Die proses om ‘n forum te stig kan ‘n jaar of langer duur. Die rol van die leierskap is van deurslaggewende belang. “Champions” is aan albei kante nodig om die saak deurlopoend op die agenda te hou en dit aktief te bevorder. Gereelde terugvoering en bekendstelling van projekte is van uiterste belang. Diegene wat reeds ‘n ent op hierdie pad geloop het, kan getuig dat dit deur en deur die moeite werd is.

* Dit is ook moontlik dat ‘n paar NG Gemeentes met een of twee VGK-gemeentes ‘n getuienisforum kan vorm.. Daar kan selfs sprake wees van ‘n Ringsforum. Dit word egter moeiliker om te bestuur hoe groter dit word.

** Kopieë van ‘n konsep-memorandum van ooreenkoms asook van ‘n konsep- konstitusie is by die SGF en die funksionaris beskikbaar.